Établir le décompte annuel des systèmes collectifs de chauffage et de climatisation est souvent un processus long et complexe. Mais une alternative est possible. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils pratiques pour un décompte annuel facile et efficace. Vous avez des questions ? Contactez l’un de nos spécialistes pour plus d’informations.
Conseil 1 : Veillez à ce que les données de consommation soient fiables et puissent être lues de façon automatique
Pour établir votre décompte annuel facilement et avec fiabilité, il est nécessaire de disposer de données de consommation correctes. Le meilleur moyen d’y parvenir est de relever les compteurs à distance. Le relevé des compteurs peut également se faire manuellement ou via d’autres systèmes, mais ces méthodes sont moins efficaces. En outre, vous vous conformez à la législation européenne, qui prévoit que tous les compteurs devront pouvoir être lus à distance d’ici 2027.
Conseil 2 : Relevez régulièrement les données de consommation afin de détecter d’éventuels problèmes matériels
Nous vous recommandons de relever les compteurs pouvant être lus à distance une fois par jour. Vous utilisez encore des compteurs qui ne peuvent pas être relevés à distance ? Dans ce cas, essayez d’effectuer un relevé mensuel. Un relevé fréquent des données vous permet de détecter plus rapidement les anomalies ou les problèmes matériels et de les résoudre immédiatement. Vous êtes ainsi certain que vos données sont correctes et fiables au moment d’établir votre décompte.
Conseil 3 : Étalez votre processus de facturation tout au long de l’année
Lorsque cela est possible, un processus de décompte automatisé et rationalisé étalé sur toute l’année permet une gestion plus efficace des flux de trésorerie et une meilleure répartition de la charge de travail. Cela peut être mis en œuvre grâce à un système de décompte qui gère intelligemment les modifications tarifaires, établit immédiatement les décomptes en cas de déménagement et automatise les décomptes intermédiaires. Vous évitez ainsi les éventuels pics lors desquels vous devez contacter de nombreux clients et valider de nombreuses factures.
Conseil 4 : Automatisez le processus de facturation autant que possible
En automatisant autant que possible le processus de facturation, vous réduisez non seulement les risques d’erreurs (manuelles), mais vous économisez aussi beaucoup de temps. Il existe de nombreuses façons d’automatiser le processus de facturation. Zero Friction propose ainsi une plateforme de facturation en ligne qui génère automatiquement les factures et permet de gérer les emménagements et les départs, de détecter les problèmes techniques et d’assurer le suivi des paiements.
Conseil 5 : Communiquez aux résidents leur consommation énergétique en ligne
Donnez à vos résidents un aperçu en temps réel de leur consommation, de leurs coûts et de leurs factures. En utilisant un portail client en ligne sur lequel les résidents peuvent consulter leurs données à tout moment, vous minimisez le risque de mauvaises surprises. Avec un portail client en ligne, vous respectez également l’obligation légale de communiquer les données de consommation et les coûts de façon claire et compréhensible. Une communication claire et fréquente avec les clients permet également d’éviter les nombreuses questions posées par les résidents après le décompte annuel, et garantit une plus grande satisfaction globale des clients.
Vous souhaitez en savoir plus sur la façon idéale d’organiser votre décompte annuel ? Grâce à sa plateforme de facturation automatisée et son portail client, Zero Friction peut vous aider.