Het opmaken van jaarafrekeningen voor collectieve warmte en koude blijkt vaak een tijdrovend en complex proces. Maar dit kan anders. Hieronder enkele handige tips om uw jaarafrekening vlot en efficiënt te laten verlopen. Hebt u hier vragen over? Contacteer één van onze specialisten. 

 

Tip 1: Zorg dat verbruiksdata automatisch en betrouwbaar worden uitgelezen

Om uw jaarafrekening vlot en betrouwbaar op te maken, is het noodzakelijk om te beschikken over de correcte verbruiksdata. Deze is het beste te verkrijgen door op afstand uitleesbare meters uit te lezen. Het uitlezen van meters kan ook manueel of via andere systemen gebeuren, maar dat is minder efficiënt. Bovendien geeft u meteen invulling aan de Europese wet die stelt dat alle meters in 2027 op afstand uitleesbaar moeten zijn.

 

Tip 2: Lees verbruiksdata frequent uit om problemen met hardware tijdig op te sporen

We adviseren om met op afstand uitleesbare meter één keer per dag 24-uurs meetdata uit te lezen. Werkt u nog met meters die niet op afstand uitleesbaar zijn? Probeer dan ook maandelijks de meterstanden op te vragen. Door de data frequent op te halen, kunt u afwijkende data of problemen met uw hardwaresystemen sneller detecteren en meteen oplossen. Zo weet u op het moment van jaarafrekening zeker dat uw data correct en betrouwbaar is.

 

Tip 3: Spreid uw facturatieproces over het hele jaar

Wanneer een automatisch, gestroomlijnd afrekenproces gedurende het jaar mogelijk is, zorgt dit voor een efficiënter cashflowbeheer en spreiding van werklast. Dat kan door een afrekensysteem te implementeren dat slim omgaat met tariefwissels en dat onmiddellijke afrekening bij verhuizingen en tussentijdse afrekeningen automatiseert. Hiermee vermijdt u eventuele piekperiodes in klantcontacten en het valideren van facturen.

 

Tip 4: Automatiseer het facturatieproces zo veel mogelijk

Door het facturatieproces zo veel mogelijk te automatiseren, vermindert u niet alleen de kans op (manuele) fouten, maar bespaart u ook heel wat tijd. Er zijn heel wat manieren om automatisatie in te voeren in het facturatieproces. Zo biedt Zero Friction een online facturatieplatform waarmee u automatisch facturen genereert, in-en uithuizingen verwerkt, technische problemen detecteert en betalingsopvolgingen doet.

 

Tip 5: Communiceer warmteverbruik online naar bewoners

Geef uw bewoners real time inzicht in hun verbruik, kosten en facturen. Door het gebruik van een online klantenportaal, waar bewoners te allen tijde hun gegevens kunnen inzien, minimaliseert u de kans op onaangename verrassingen. Ook voldoet u met een online klantenportaal automatisch aan de wettelijke verplichting om verbruiksgegevens en kosten duidelijk en begrijpelijk te communiceren. Dankzij duidelijke, frequente klantencommunicatie voorkomt u bovendien een storm aan bewonersvragen na de jaarafrekening en zorgt u voor een hogere algemene klanttevredenheid.

Wilt u meer weten over hoe u een perfecte jaarafrekening kan organiseren? Zero Friction kan u hier met zijn automatiserend facturatieplatform en klantenportaal bij helpen.